Arkévia : le coffre-fort électronique de documents pour professionnel

Il n’est pas rare de voir des entreprises qui rencontrent des problèmes informatiques et perdent toutes leurs données et documents professionnels. Alors dans le souci de mettre à l’abri ces données, beaucoup de personnes ont recours au coffre-fort électronique. Arkévia est un outil sécurisé qui s’adresse particulièrement aux entreprises. L’entrepreneur peut y déposer toute sorte de documents à l’intention de ses salariés, de manière simple et sécurisée. Les particuliers peuvent également utiliser ce service pour sauvegarder leurs documents sensibles tels que des factures ou justificatifs d’identité.

Arkévia : qu’est-ce que c’est ?

Le coffre-fort électronique Arkévia est un outil de réception et de stockage très sécurisé. Avec cet outil, vous avez la possibilité de stocker gratuitement vos documents professionnels et personnels. En effet, il vous permet de stocker différents types de documents :

  • bulletins de paie ;
  • documents sensibles ;
  • factures ;
  • diplômes ;
  • pièces d’identité ;
  • tout autre document non matériel.

Il faut souligner qu’à travers ce coffre-fort électronique, les professionnels ont la possibilité de consulter tous les bulletins, factures et autres documents établis par leur employeur par exemple. Une alerte email est envoyée à chaque nouveau dépôt.

Comment fonctionne Arkévia ?

Les fonctionnalités de Arkévia sont axées sur l’employeur et le salarié.

  • Pour l’employeur

Le coffre-fort électronique Arkévia permet à l’employeur d’avoir accès à la quasi-totalité des documents de l’entreprise. Il est en mesure d’en partager certains avec ses employés quand il le souhaite. Vu que les informations sur Arkévia sont très sécurisées, l’employeur se doit d’informer son personnel de la distribution des documents pour qu’ils les consultent. Cela se fait par le biais d’un mail.

  • Pour les salariés

Par le biais de Arkévia, le salarié dispose d’une certaine fiabilisation de la conservation de ses différents documents. Cela lui épargne considérablement des risques de perte. En effet, grâce à ce coffre-fort, il peut enregistrer toutes ses données dans un environnement de haute sécurité.

Il faut préciser que dans le fonctionnement du coffre-fort pour le salarié, chaque bulletin de salaire envoyé par l’employeur peut être notifié par mail. Ainsi, ce dernier a la possibilité de créer des répertoires pour optimiser la gestion des documents en format électronique.

Par ailleurs, le salarié se doit de faire la demande du type de format de document qu’il préfère. Dans le cas contraire, l’archivage se fera en version numérisée de manière automatique.

Comment se connecter à Arkévia ?

 

Pour bénéficier des différentes fonctionnalités d’Arkévia, vous devez d’abord vous connecter à son coffre-fort :

  • Rendez-vous sur la page « myarkevia » afin d’accéder à l’espace de connexion ;
  • Remplissez les cases vides qui doivent contenir le nom d’utilisateur et le mot de passe pour vous connecter. Le mot de passe vous est fourni lors de création de votre compte par le service de Arkévia ;
  • Après la réussite des étapes ci-dessus, vous avez maintenant accès à votre espace et l’écran de connexion personnel s’affichera.

Toutefois, en cas de difficulté à vous connecter avec vos identifiants, n’hésitez pas à contacter l’assistance pour vous aider.

En outre, s’il s’agit de la perte ou d’oubli de votre mot de passe, veuillez saisir l’adresse mail communiquée lors de la création du compte. Ajoutez-y votre SIREN. À la suite de cela, un nouvel identifiant et un nouveau mot de passe vous seront donnés pour vous connecter à nouveau.

Où trouver son code secret Arkévia ?

Le code secret Arkévia est nécessaire pour travailler sur votre compte personnel. Dès l’ouverture du compte, il est donné, mais parfois certains utilisateurs ne savent pas où le récupérer. En réalité, après vous être connecté au site www.myarkevia.com, vous devez enregistrer votre matricule et votre code secret. Le code se trouve en bas à droite de votre fiche de paie tandis que votre matricule est en haut à gauche.

Comment régler les problèmes de connexion avec Arkévia ?

S’il arrivait que vous rencontriez un problème de connexion à votre compte Arkévia, vous devez d’abord identifier ce qui en est la base. Ainsi, vous pouvez chercher des pistes de solution. Dans la plupart des cas, il peut s’agir d’un problème d’authentification ou d’une mauvaise connexion à votre WIFI.

Dans le cas où c’est un problème lié à votre mot de passe, vous pouvez le récupérer à partir de l’adresse électronique donnée à la création du compte. Cependant, si le problème d’authentification persiste, faites appel à un professionnel au risque de perdre vos données de travail.

Par contre, si le problème est en rapport avec le réseau, celui-ci concerne votre outil électronique. Il peut s’agir de votre smartphone, de votre ordinateur, de votre tablette ou d’un dysfonctionnement du routeur, d’une mise à jour de l’appareil, etc. Vous devez donc résoudre le problème réseau pour que la connexion soit rétablie. Pour le faire, redémarrez le routeur, réinitialisez le réseau WIFI, ajustez les connexions autorisées ou utilisez une adresse IP au lieu de DHCP.

Comment faire pour consulter des documents sur Arkévia ?

Le seul moyen de consulter le coffre-fort Arkévia est en ligne. En conséquence, vous devez avoir un smartphone, un ordinateur ou une tablette. De ce fait, depuis chez vous, en voyage ou au boulot, vous avez de ce fait un accès permanent à vos données.

Alors pour consulter vos documents en ligne, procédez comme suit :

  • Connectez-vous sur votre plateforme personnelle Arkévia en suivant le processus normal ;
  • Suivez les étapes indiquées sur la plateforme pour accéder à votre compte ;
  • Consultez vos documents.

Le processus est assez simple et très rapide. Vous n’avez pas besoin de suivre une formation au préalable avant de le faire.

Comment faire pour supprimer des documents sur Arkévia ?

Au fil du temps, il peut arriver que certains documents perdent de la valeur et les éliminer devient une priorité. Alors pour supprimer certains documents sur Arkévia, vous devez d’abord vous connecter à votre compte personnel. Ensuite, utilisez le déplacement dans le répertoire corbeille pour supprimer le document désiré. Cependant, sachez que ce ne sont pas tous les fichiers qui sont supprimables sur Arkévia. En effet, les fichiers tels que les calendriers de virement de paie ne peuvent pas être supprimés.

Quels sont les avantages d’Arkévia ?

coffre-fort électronique

Utiliser Arkévia vous offre plusieurs avantages. Tout d’abord, vous bénéficiez d’une meilleure protection de vos documents. Grâce à sa méthode de sauvegarde, vous êtes épargné du vol ou de la perte de données. Même après un déménagement, vous avez un libre accès à toutes vos données et à vos archives.

Ensuite, dans le cas d’une démission, vous êtes le seul à avoir accès à vos documents stockés dans votre coffre-fort électronique. De ce fait, vous pouvez toujours accéder aux archives que vous avez faites.

De plus, les documents stockés dans ce coffre-fort ont la même valeur juridique que les documents papier à cause de la signature numérique supplémentaire. Ainsi, les Ressources Humaines ne perdront plus de temps à imprimer des fichiers à partager avec les collaborateurs. Par conséquent, vous pouvez économiser beaucoup d’argent sur les documents de l’entreprise.

De même, les collaborateurs n’ont plus besoin de passer par les Ressources Humaines pour obtenir les pièces justificatives requises. Ainsi, le temps peut être économisé en permanence.

Enfin, l’utilisation de ce modèle de stockage de données peut donner à votre entreprise un look impressionnant. Arkévia protège et conserve vos rapports et tous documents pendant plus de 50 ans. Cette période est assez longue pour que vous ayez toujours les données dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.

Vous savez désormais ce qu’est le coffre-fort Arkévia. Il s’agit d’un coffre-fort qui permet de stocker de manière sécurisée tous vos documents personnels et professionnels. Il vous est accessible à tout moment, il suffit de vous connecter à votre espace personnel.

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